O que fazer quando um fornecedor chinês envia a autopeça errada

Corrigir uma peça errada é mais fácil enquanto ela ainda está na China. A primeira tarefa é impedir que o item afetado entre no embarque normal e demonstrar exatamente em que ele difere do pedido de compra.

Não comece discutindo quem tem culpa. Comece com uma comparação controlada.

Retenha o item afetado

Marque o SKU como retido e mantenha-o separado dos produtos aceitos. Registre:

• Fornecedor
• Pedido de compra e número do item
• Descrição do produto
• Código OE ou outra referência solicitada
• Quantidade afetada
• Localização física atual
• Motivo da retenção
• Responsável pela próxima ação

Se o pedido envolver vários fornecedores ou SKUs, os itens não afetados podem manter seu status atual.

Compare o requisito do pedido com o item recebido

Monte um registro da divergência em duas colunas.

Assim, “peça errada” se transforma em uma ação do fornecedor cujo resultado pode ser verificado.

Reúna evidências que identifiquem o problema

As evidências úteis podem incluir:

• Caixa externa e etiqueta de transporte
• Etiqueta da embalagem interna
• Marcações OE e do lote
• Foto completa do produto
• Detalhe do conector, número de pinos, ponto de fixação, rosca ou marcação de lado
• Medição com a escala visível
• Imagem de referência aprovada pelo comprador ao lado da peça recebida
• Contagem das peças ou disposição das caixas
• Danos ou estado da embalagem

Mantenha as fotos ligadas ao item do pedido. Uma pilha de imagens sem identificação cria outro problema de conferência.

Confira se o erro está na etiqueta ou na peça física

Há vários resultados possíveis:

1. A peça e a etiqueta estão erradas.
2. A peça está correta, mas a etiqueta está errada.
3. A etiqueta está correta, mas a peça parece errada.
4. A referência do pedido estava incompleta ou ambígua.
5. O fornecedor usou um código substituído ou uma referência cruzada que precisa de confirmação do comprador.

Não aprove uma simples troca de etiqueta antes de confirmar a identidade física da peça. Um adesivo novo não corrige um conector ou lado de instalação errado.

Peça ao fornecedor uma correção definida

Envie uma única mensagem com:

• O requisito acordado no pedido
• As evidências recebidas
• A divergência exata
• A quantidade afetada
• A ação solicitada
• O prazo para resposta

As opções incluem substituição, retrabalho, troca de etiqueta, envio da quantidade faltante, crédito, devolução, cancelamento ou exceção aprovada pelo comprador.

Evite mensagens como “Por favor, verifique a qualidade”. Descreva o resultado exigido: “Substitua 24 peças pela referência OE X, com conector de 6 pinos para o lado esquerdo, e envie fotos da etiqueta e do conector antes do despacho”.

Verifique a correção

Antes de liberar o item, peça evidências ligadas à ação corretiva:

• Fotos do produto e da etiqueta corrigidos
• Novo número de rastreamento do transporte doméstico
• Resultado de medição ou funcionamento após o retrabalho
• Nova contagem das quantidades
• Lista de volumes revisada
• Nota de crédito ou acordo comercial
• Inspeção de acompanhamento quando o risco justificar

O problema só é encerrado quando o resultado acordado é confirmado.

Decida o que acontece com o restante do embarque

O comprador tem três opções comuns:

Esperar a correção

Use esta opção quando a peça afetada for essencial ao embarque, a data de correção for confiável ou dividir a carga criar custos de frete desfavoráveis.

Embarcar os produtos aceitos e reter o item problemático

Use esta opção quando os outros produtos forem urgentes e o item retido puder ser claramente separado da carga e dos documentos.

Aceitar uma exceção

Use apenas quando o comprador entender a divergência e registrar sua aprovação. Uma exceção não deve ser apresentada como uma aprovação normal.

Atualize a fatura, a lista de volumes, as quantidades, os valores e os dados das caixas para refletir a decisão final.

Evite repetir o erro no próximo pedido

Inclua o problema nos registros do fornecedor e do produto:

• Qual referência foi confundida
• Qual característica visível revelou o erro
• Qual campo faltou na solicitação de cotação
• Se o fornecedor corrigiu o problema de maneira responsável
• Qual ponto de inspeção deve ser acrescentado na próxima vez
• Se o fornecedor continua aprovado para a categoria

Para produtos sensíveis à compatibilidade, use a confirmação de amostras e compatibilidade antes da produção em volume. Para pedidos concluídos, defina um escopo de inspeção de qualidade.

A Kymon pode coordenar o registro do problema, a comunicação com o fornecedor, as evidências da correção e o impacto no embarque. O comprador aprova qualquer substituição, crédito, exceção ou liberação.

Envie as evidências da peça errada e o pedido de compra.

Perguntas frequentes

O que fazer quando um fornecedor chinês envia a autopeça errada?

Retenha o item afetado, registre o requisito do pedido e a peça recebida, reúna fotos e medições claras, avise o fornecedor e documente a substituição, o retrabalho, o crédito ou a exceção aprovada pelo comprador antes do embarque.

É possível corrigir uma etiqueta errada sem substituir a peça?

Às vezes, mas só depois de confirmar que a peça física está correta e que o erro da etiqueta não esconde um problema de compatibilidade ou rastreabilidade. Registre a correção da etiqueta.

O restante do embarque deve esperar por um SKU errado?

Depende da urgência, do custo do frete, da necessidade do cliente e da possibilidade de separar o item. O comprador pode reter um SKU, dividir o embarque ou esperar pela correção.