Que faire si un fournisseur chinois envoie la mauvaise pièce automobile ?

Il est plus facile de corriger une erreur tant que la pièce se trouve encore en Chine. La première chose à faire est d’empêcher l’article concerné d’entrer dans l’expédition normale et d’établir précisément en quoi il diffère du bon de commande.

Ne commencez pas par chercher un responsable. Commencez par une comparaison maîtrisée.

Bloquer la ligne concernée

Indiquez que la référence est bloquée et gardez-la séparée des marchandises acceptées. Consignez :

• Le fournisseur
• Le bon de commande et le numéro de ligne
• La description du produit
• La référence OE ou autre commandée
• La quantité concernée
• Le lieu où se trouve la marchandise
• Le motif du blocage
• La personne chargée de la prochaine action

Si la commande comporte plusieurs fournisseurs ou références, les lignes non concernées peuvent conserver leur état actuel.

Comparer la commande avec la pièce reçue

Créez une fiche d’écart à deux colonnes.

Ainsi, « mauvaise pièce » devient une action demandée au fournisseur dont le résultat peut être vérifié.

Réunir les preuves qui identifient l’écart

Les éléments utiles peuvent comprendre :

• Le carton extérieur et son étiquette d’expédition
• L’étiquette de l’emballage intérieur
• Les marquages OE et de lot
• Une vue d’ensemble du produit
• Un gros plan du connecteur, du nombre de broches, du point de fixation, du filetage ou du marquage gauche/droite
• Une mesure avec l’échelle visible
• L’image de référence approuvée par l’acheteur à côté de la pièce reçue
• Le comptage des pièces ou la disposition des cartons
• Les dommages ou l’état de l’emballage

Reliez les photos à la ligne de commande. Un lot d’images sans étiquette crée un nouveau problème d’identification.

Vérifier si l’erreur concerne l’étiquette ou la pièce

Plusieurs situations sont possibles :

1. La pièce et l’étiquette sont toutes deux erronées.
2. La pièce est correcte, mais l’étiquette est erronée.
3. L’étiquette est correcte, mais la pièce semble erronée.
4. La référence de commande était incomplète ou ambiguë.
5. Le fournisseur a utilisé une référence remplacée ou une équivalence qui nécessite la confirmation de l’acheteur.

N’approuvez pas un simple réétiquetage avant de confirmer l’identité physique de la pièce. Un nouvel autocollant ne corrige pas un connecteur ou un sens de montage erroné.

Demander au fournisseur une correction précise

Envoyez un message unique qui contient :

• L’exigence convenue dans la commande
• Les preuves reçues
• L’écart exact
• La quantité concernée
• L’action demandée
• Le délai de réponse attendu

Les solutions possibles sont le remplacement, la reprise, le réétiquetage, l’envoi de la quantité manquante, un avoir, le retour, l’annulation ou une exception approuvée par l’acheteur.

Évitez les messages comme « Veuillez vérifier la qualité ». Indiquez le résultat attendu : « Remplacez 24 pièces par la référence OE X, avec connecteur à 6 broches pour le côté gauche, et envoyez des photos de l’étiquette et du connecteur avant expédition. »

Vérifier la correction

Avant de libérer la ligne, demandez des preuves liées à l’action corrective :

• Photos du produit et de l’étiquette corrigés
• Nouveau numéro de suivi du transport intérieur
• Résultats de mesure ou de fonctionnement après reprise
• Nouveau comptage des quantités
• Liste de colisage corrigée
• Avoir ou accord commercial
• Inspection de suivi si le risque le justifie

Le problème n’est clos qu’après confirmation du résultat convenu.

Décider du sort du reste de l’expédition

L’acheteur dispose généralement de trois options :

Attendre la correction

Choisissez cette option si la pièce concernée est indispensable, si la date de correction est fiable ou si une expédition fractionnée entraînerait des coûts de fret défavorables.

Expédier les marchandises acceptées et bloquer la ligne problématique

Choisissez cette option si les autres produits sont urgents et si l’article bloqué peut être clairement séparé de l’expédition et des documents.

Accepter une exception

Uniquement si l’acheteur comprend l’écart et consigne son accord. Une exception ne doit pas être présentée comme un résultat normal conforme.

Mettez à jour la facture, la liste de colisage, les quantités, les valeurs et les données des cartons en fonction de la décision finale.

Éviter la même erreur lors de la prochaine commande

Ajoutez l’incident aux dossiers du fournisseur et du produit :

• Quelle référence a été confondue
• Quel signe visible a révélé le problème
• Quelle information manquait dans la demande de devis
• Si le fournisseur a corrigé le problème de manière satisfaisante
• Quel point de contrôle ajouter la prochaine fois
• Si le fournisseur reste approuvé pour cette catégorie

Pour les pièces dont la compatibilité est sensible, utilisez la confirmation des échantillons et de la compatibilité avant la production en série. Pour les commandes achevées, définissez un périmètre d’inspection qualité.

Kymon peut coordonner la fiche d’écart, les échanges avec le fournisseur, les preuves de correction et les conséquences sur l’expédition. L’acheteur approuve tout remplacement, avoir, exception ou libération.

Envoyez les preuves de l’erreur et le bon de commande.

Questions fréquentes

Que faire si un fournisseur chinois envoie la mauvaise pièce automobile ?

Bloquez la ligne concernée, consignez les exigences de la commande et la pièce reçue, recueillez des photos et mesures claires, informez le fournisseur et enregistrez le remplacement, la reprise, l’avoir ou l’exception approuvée par l’acheteur avant expédition.

Peut-on corriger une mauvaise étiquette sans remplacer la pièce ?

Parfois, mais seulement après avoir confirmé que la pièce physique est correcte et que l’erreur d’étiquette ne masque pas un problème de compatibilité ou de traçabilité. Conservez la preuve du réétiquetage.

Faut-il retarder toute l’expédition à cause d’une seule référence erronée ?

Cela dépend de l’urgence, du coût du fret, des besoins du client et de la possibilité de séparer la ligne concernée. L’acheteur peut bloquer une référence, fractionner l’expédition ou attendre la correction.