Que vérifier avant d’expédier des pièces automobiles depuis la Chine ?

Le fournisseur annonce que la commande est prête. Le transitaire demande une date de collecte. Le solde doit être réglé. C’est le moment où l’acheteur a besoin d’une liste de contrôle de libération, et non d’un nouveau message rassurant.

L’expédition ne doit partir que lorsque le produit, les quantités, l’inspection, l’emballage, les documents et la remise du fret correspondent à la même commande confirmée.

1. Confirmer l’identité des pièces

Comparez les produits finis au bon de commande et à la référence approuvée. Selon la pièce, vérifiez :

• Les numéros OE et références fabricant
• L’application véhicule et la version destinée au marché concerné
• L’orientation gauche ou droite
• La forme du connecteur, le nombre de broches, la tension et les fonctions
• Le matériau, la finition, le revêtement, la dureté ou les dimensions
• Les marquages du produit et de l’emballage
• La version du dessin ou de l’échantillon
• Le statut de pièce d’origine, de rechange indépendante, neutre ou sous marque propre

L’étiquette du carton est un élément de preuve parmi d’autres. Pour les pièces sensibles à la compatibilité, comparez aussi la caractéristique physique, l’image approuvée par l’acheteur ou la mesure.

2. Confirmer les quantités à expédier

La quantité commandée peut différer de la quantité prête à partir. Consignez :

• La quantité commandée par référence
• La quantité terminée
• La quantité inspectée
• La quantité acceptée
• Les quantités manquantes, endommagées, reprises ou bloquées
• Le nombre de cartons et les unités par carton
• Les marchandises réservées à une expédition ultérieure

Pour les commandes multifornisseurs, reliez chaque quantité au fournisseur et au bon de commande concernés. N’approuvez pas un nombre total de cartons sans savoir ce qu’ils contiennent.

3. Examiner le périmètre et le résultat de l’inspection

Lisez le rapport à la lumière des spécifications approuvées. Confirmez :

• La date et le lieu de l’inspection
• Le fournisseur et la référence d’expédition
• Le pourcentage d’achèvement de la production
• Le plan d’échantillonnage ou la méthode de contrôle
• La définition des défauts
• Les résultats sur les quantités et la qualité de fabrication
• Les contrôles dimensionnels ou fonctionnels inclus
• Le résultat sur le marquage et l’emballage
• Les photos reliées au lot inspecté
• L’état final : accepté, bloqué, à reprendre ou soumis à décision de l’acheteur

L’AQL est une méthode d’échantillonnage. Elle ne prouve pas que chaque unité est exempte de défaut. Apprenez à utiliser le rapport dans notre guide de lecture d’un rapport de contrôle qualité de pièces automobiles.

4. Résoudre chaque défaut ou exception

Un rapport peut indiquer un résultat conforme tout en comportant des remarques. Lisez-les toutes.

Créez une liste de suivi des problèmes :

Ne laissez pas une question non résolue disparaître derrière une remarque générale comme « le fournisseur s’améliorera ».

5. Vérifier l’emballage individuel et d’exportation

L’emballage doit protéger les pièces tout au long du trajet et des manutentions prévus. Examinez :

• La protection des surfaces, connecteurs, filetages et joints
• La protection contre la rouille et l’humidité
• Les séparateurs, capuchons, mousses ou plateaux intérieurs
• La résistance des cartons et leur poids brut
• Le nombre de produits par emballage intérieur et carton principal
• La lisibilité des codes-barres et étiquettes
• Les marques d’origine et avertissements
• Le plan de palettes, caisses, sangles, cornières et film étirable
• Les exigences relatives aux emballages en bois, le cas échéant

Demandez des photos des produits emballés et des cartons fermés, pas seulement des pièces posées sur une table.

6. Faire correspondre le colisage au devis de fret

Le transitaire doit chiffrer la cargaison finale, pas une première estimation. Confirmez :

• Le nombre de cartons ou palettes
• Les dimensions de chaque type d’emballage
• Les poids net et brut
• Le volume total
• L’adresse de collecte et la date de disponibilité
• La présence de batteries, liquides, produits chimiques, aimants, produits sous pression ou marchandises dangereuses
• L’Incoterm et le lieu nommé
• La destination et le périmètre de livraison

Un changement d’emballage peut faire passer la marchandise dans une autre tranche de fret.

7. Vérifier la facture commerciale et la liste de colisage

Examinez les projets de documents avant le départ :

• Les noms du vendeur, de l’exportateur, de l’acheteur et du destinataire
• La description des produits
• Les quantités et unités
• Les valeurs unitaires et totales
• La devise
• L’Incoterm
• Les marques et numéros
• Le nombre de cartons
• Les poids net et brut
• Le pays d’origine
• Les informations de code SH à faire confirmer par le représentant en douane

Évitez une description vague comme « accessoires automobiles » lorsque l’expédition contient des pièces de rechange précises.

8. Confirmer les exigences à destination

L’importateur ou son représentant en douane agréé doit confirmer :

• Le classement selon le système harmonisé
• Les droits, la TVA et les surtaxes éventuelles
• Les exigences de conformité ou d’enregistrement des produits
• Les autorisations de marque
• La langue des étiquettes et les avertissements obligatoires
• La responsabilité de l’importateur déclaré
• Les conséquences de l’assurance et de l’Incoterm choisi
• Les règles particulières applicables aux batteries, fluides frigorigènes, huiles, produits chimiques ou pièces de sécurité

Kymon peut coordonner les documents des fournisseurs et signaler les lacunes. La conformité finale à destination relève de l’importateur et de ses spécialistes désignés.

9. Consigner la décision de libérer l’expédition

Choisissez l’un des quatre résultats suivants :

1. Libérer l’expédition complète.
2. Libérer les marchandises confirmées et bloquer certains articles.
3. Bloquer l’expédition jusqu’à correction par le fournisseur.
4. Refuser ou annuler les marchandises concernées selon l’accord commercial.

Indiquez qui a approuvé la décision et sur quelles preuves elle repose. Le fournisseur, l’inspecteur, le partenaire d’approvisionnement et le transitaire doivent recevoir la même instruction.

Kymon coordonne l’inspection qualité et la préparation d’exportations multifornisseurs pour les commandes qui nécessitent une procédure de libération plus claire.

Envoyez votre commande pour définir les contrôles avant expédition.

Questions fréquentes

Que vérifier avant de payer le solde à un fournisseur de pièces automobiles ?

Confirmez l’identité du produit, les spécifications approuvées, les quantités, le résultat de l’inspection, la correction des défauts, l’emballage, les données des cartons, la facture et la décision convenue de libérer l’expédition.

Une photo du fournisseur suffit-elle avant l’expédition ?

Elle peut contribuer à l’examen si elle montre la commande concernée, les étiquettes, les quantités, l’emballage ou la correction des défauts. Une photo générique du produit ne prouve pas l’état de toute l’expédition.

Qui doit confirmer les documents douaniers avant le départ ?

Le fournisseur et l’équipe en Chine peuvent préparer les informations sur les produits et l’expédition. L’importateur et son représentant en douane à destination doivent confirmer le classement tarifaire, les documents requis, les droits et la conformité locale.