Regrouper les commandes de pièces automobiles de plusieurs fournisseurs chinois

Acheter les pièces de freinage auprès d’un fournisseur, les filtres auprès d’un deuxième et les composants électriques auprès d’un troisième élargit le choix. Cela crée aussi un problème de suivi des expéditions : les fournisseurs terminent à des dates différentes, utilisent des marques de cartons distinctes et transmettent les données de colisage dans des formats variés.

Le regroupement fonctionne lorsque chaque carton peut être relié à un fournisseur, un bon de commande, un groupe de références, un état d’inspection et une décision d’expédition.

Préparer le plan de regroupement avant la disponibilité des marchandises

Créez un tableau unique de suivi des expéditions des fournisseurs :

N’attendez pas que trois numéros de suivi nationaux soient déjà en route vers un entrepôt qui n’a même pas été désigné.

Utiliser une même référence de commande pour tous les fournisseurs

Communiquez à chaque fournisseur la référence de commande de l’acheteur et les consignes de marquage des cartons. L’étiquette extérieure doit permettre de relier le carton à :

• un code acheteur ou projet ;
• un nom ou code fournisseur ;
• un bon de commande ;
• un numéro de carton, par exemple 1 sur 6 ;
• un groupe de produits ou de références, lorsque c’est utile ;
• une destination ou un lot d’expédition.

Les cartons anonymes ralentissent l’identification et augmentent le risque d’intégrer des marchandises à la mauvaise expédition.

Distinguer l’état réel des promesses du fournisseur

« Prêt la semaine prochaine » n’est pas un état d’expédition. Définissez des étapes permettant une décision :

1. Production en attente
2. Emballage en attente
3. Fournisseur déclarant les marchandises prêtes
4. Inspection en attente
5. Inspection acceptée ou exception approuvée par l’acheteur
6. Données de colisage confirmées
7. Prêt pour la remise
8. Remis à l’équipe de regroupement ou au transitaire

Une capture d’écran du fournisseur peut constituer un indice utile, mais ne remplace pas la confirmation des cartons et de l’inspection.

Décider d’attendre ou de fractionner l’expédition

Fondez la décision sur l’impact commercial plutôt que sur l’habitude.

Attendez tous les fournisseurs lorsque :

• les marchandises manquantes seront bientôt prêtes ;
• une seule expédition améliore sensiblement le coût du fret ;
• le client a besoin de kits ou d’ensembles complets ;
• les documents ou l’emballage doivent être coordonnés en un même lot.

Fractionnez l’expédition lorsque :

• des articles à forte rotation sont déjà confirmés et nécessaires d’urgence ;
• un fournisseur en retard ne peut donner de date fiable ;
• une référence bloquée ne doit pas immobiliser les autres marchandises ;
• un envoi aérien d’un petit groupe urgent protège mieux les ventes qu’une attente prolongée.

Consignez les références expédiées maintenant et celles reportées au lot suivant.

Confirmer l’état d’inspection avant le regroupement

Ne mélangez pas les articles refusés ou en attente de décision avec les marchandises normales. Le tableau d’expédition doit indiquer :

• Inspection non requise selon la commande convenue
• Inspection réservée
• Inspection réalisée et acceptée
• Correction par le fournisseur en attente
• Décision de l’acheteur en attente
• Expédition approuvée

Recourez à la coordination de l’inspection qualité lorsque la commande nécessite des contrôles documentés avant expédition.

Harmoniser l’emballage avant le départ des cartons

Les fournisseurs peuvent utiliser des résistances de carton, étiquettes, dimensions de palettes et protections contre l’humidité différentes. Examinez :

• Le poids maximal par carton
• Les surfaces fragiles, connecteurs, vitres, lampes et panneaux de carrosserie
• La protection contre la corrosion et l’humidité
• La quantité par emballage intérieur et par carton principal
• Les codes-barres et la langue des étiquettes
• Le marquage du pays d’origine
• Le plan de palettes, caisses ou cartons libres
• L’acceptation de l’emballage proposé par le transitaire

Un réemballage tardif augmente les coûts et peut rompre le lien entre l’étiquette d’origine et la commande de l’acheteur. Préservez la traçabilité lorsque vous changez les cartons.

Rapprocher la facture et les données de colisage

La facture commerciale et la liste de colisage doivent décrire l’expédition confirmée, pas le plan initial.

Vérifiez :

• L’expéditeur et le destinataire
• La description des produits
• Les quantités et unités
• Les valeurs unitaires et totales
• La devise et l’Incoterm
• Le nombre de cartons
• Les poids net et brut
• Les marques et numéros
• Le pays d’origine
• Les données de code SH à soumettre au commissionnaire en douane

L’importateur et son représentant en douane à destination doivent confirmer le classement tarifaire, les droits, la conformité et les formalités de dédouanement avant le départ.

Fournir au transitaire des données exploitables

Le transitaire désigné a besoin :

• De l’adresse de collecte ou de remise
• Du nom de la personne à contacter
• De la date de disponibilité du fret
• Du nombre de cartons et de leurs dimensions
• Du poids brut et du volume
• De la description des produits
• D’informations sur la présence de batteries, liquides, produits chimiques, aimants ou marchandises dangereuses
• De l’itinéraire et de la destination demandés
• De l’Incoterm
• De l’organisation de l’exportateur et des documents

Demandez un devis écrit qui distingue les frais au départ, le fret, les frais à destination, les frais de douane et la livraison.

Ce que coordonne Kymon

Le service Kymon de regroupement multifornisseurs et de préparation de l’exportation organise le suivi de l’état de préparation, les données de colisage, la cohérence des documents et les informations nécessaires à la remise au transitaire. Le stockage physique, le réemballage, le transport, l’assurance et les formalités douanières dépendent de l’entrepôt, du transitaire et du commissionnaire désignés pour la commande.

Kymon ne présente pas une marchandise comme regroupée tant que les intervenants responsables et le périmètre de l’expédition ne sont pas confirmés.

Envoyez votre liste de fournisseurs et votre plan d’expédition.

Questions fréquentes

Peut-on regrouper les pièces de plusieurs fournisseurs chinois dans une seule expédition ?

Oui, si les fournisseurs, le lieu de regroupement, les informations sur la marchandise, l’emballage, les documents, l’état d’inspection et la remise au transitaire sont planifiés avant le déplacement des marchandises.

Le regroupement permet-il toujours de réduire les coûts ?

Non. Il peut éviter des expéditions et manutentions répétées, mais le stockage, le transport intérieur, le réemballage, l’attente et les tranches tarifaires de fret peuvent modifier le résultat. Comparez le coût du plan complet.

Quelles informations faut-il pour une expédition regroupée ?

Recueillez les fournisseurs, bons de commande, quantités par référence, dates de disponibilité, nombres de cartons, dimensions, poids, marques de colis, états d’inspection, données de facturation, destination et exigences du transitaire.